Советы немецких специалистов: Почему не следует приглашать много участников на видеоконференцию

07.04.2020 в 15:14, просмотров: 936

Советы немецких специалистов: Почему не следует приглашать много участников на видеоконференцию

Пандемия коронавируса вынуждает людей приспосабливаться к новым условиям жизни. Сотрудники многих компаний продолжают свою работу из домашних офисов. Кроме обрабатывания потока электронных писем и составления Power Point презентаций, неотъемлемую часть рабочего дня тысяч людей составляют видеоконференции.

Однако для успешного общения и продуктивного труда в режиме онлайн недостаточно лишь компьютера, оснащённого видеокамерой и микрофоном. Отсутствие должной подготовки часто приводит к довольно неприятным минутам видеосвязи. Вспомните, например, о ставшем известным во всем мире интервью аналитика Роберта Келли на британском телеканале BBC: во время прямого эфира в кадре появились сначала кричащие маленькие дети, а затем супруга, тщетно пытающаяся восстановить порядок.

Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, как Роберт Келли во время предстоящей видеоконференции, следует соблюдать следующие простые правила:

1. Убедитесь, что видеоконференция подходит для вопросов, которые вы хотите решить. Несмотря на ограничения социальных контактов, есть темы, с обсуждением которых все же стоит подождать.

2. Предупреждайте о проведении видеоконференции заранее, чтобы у участников была возможность подготовиться надлежащим образом.

3. Не приглашайте слишком много участников одновременно. Большое количество людей снижает продуктивность переговоров и ведёт к пустой трате времени.

4. Подготовка — ключ к успеху! Перед началом важной видеоконференции всегда хорошо провести пробный прогон с друзьями или родственниками, чтобы убедиться, что подключение к интернету, звук и картинка работают надлежащим образом.

5. Думайте о том, что находится на заднем плане кадра. Интерьер и декор вашего дома — личное дело каждого. Однако для профессионального разговора лучше выбрать место, где в камеру не будет попадать ничего, что могло бы отвлекать от рабочих вопросов, советует журнал Inc.

6. Пусть рабочий разговор вы проводите из дома, но он все равно остается рабочим. Поэтому помните о соответствующем дресс-коде, если таковой предполагает ваша должность.

7. Плюс видеоконференций в том, что на своем компьютере через функцию Desktop-Sharing вы можете показывать презентации и графики своим коллегам. Однако не забывайте, что при этом ваш электронный рабочий стол увидят все участники видеоконференции. Поэтому важно навести там порядок.

8. Если вы живете не один, то организуйте, чтобы во время видеоконференции вас никто не тревожил. Данное правило касается и телефона. Его лучше переставить на беззвучный режим.

9. Во время видеоконференции формулируйте свои предложения коротко и ясно. Риск того, что разговор, который в обычной офисной обстановке продлился бы 5 минут, затянется на час, очень велик.

10. Придерживайтесь правил делового общения: смотрите прямо в монитор, не отвлекайтесь на сообщения на мобильном телефоне, не жестикулируйте слишком активно, давайте другим высказаться, даже если из-за плохого соединения на это уходит больше времени, чем вам бы хотелось.

11. Делайте заметки в процессе разговора. Так вам будет легче приспособиться к новому формату работы.

Полина Арсентьева.

Об этом говорит Германия:

Германия: Федеральное правительство вводит 12-часовой рабочий день на время «коронакризиса»

Всех прибывших в страну после 10 апреля отправят на карантин

Стажерам и ученикам грозит волна увольнений

Штраф за прогулки на Пасху до 25 000 евро

Пандемия коронавируса. Хроника событий